Privaatsuspoliitika

ARENSI PRIVAATSUSTINGIMUSED
Viimati muudetud 31.10.2023

1. SISSEJUHATUS JA MÕISTED

1.1. Isikuandmete kaitse ning Andmesubjektide privaatsuse austamine on Arensi jaoks väga oluline. Arens töötleb isikuandmeid üksnes vastavalt kehtivas õiguses lubatud korrale, tagades isikuandmete turvalisuse ja kaitstuse. Palume käesolevad Privaatsustingimused hoolikat läbi lugeda, et mõista kehtestatud korda isikuandmete töötlemisel.

1.2. Käesolevates Privaatsustingimuses kasutatakse mõisteid järgnevates tähendustes:

(a) „Andmesubjekt“ – füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse, kelleks võib olla Klient või muu andmesubjekt.

(b) „Arens“ – Arens AS. Arensi registrikood on 10254960 ning aadress on Vasula tee 40, Kõrveküla alevik, Tartu vald, Tartu maakond.

(d) „isikuandmed“ – igasugune teave tuvastatud või tuvastatava Andmesubjekti kohta. Tuvastatav Andmesubjekt on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada, eelkõige sellise identifitseerimistunnuse põhjal nagu nimi, isikukood, asukohateave, võrguidentifikaator või selle füüsilise isiku ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.

(e) „isikuandmete töötlemine“ – isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või automatiseerimata toiming või toimingute kogum, nagu kogumine, dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine, säilitamine, kohandamine ja muutmine, päringute tegemine, lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine, kustutamine või hävitamine.

(f) „Klient“ – füüsilisest isikust Arensi klient, kellele Arens müüb tooteid ja/või osutab teenuseid.

(g) „Privaatsustingimused“ – käesolevad privaatsustingimused.

(h) „vastutav töötleja“ – füüsiline või juriidiline isik, avaliku sektori asutus, amet või muu organ, kes üksi või koos teistega määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid.

(i) „Veebileht“ – käesolev veebileht, mida haldab Arens.

(j) „volitatud töötleja” – füüsiline või juriidiline isik, avaliku sektori asutus, amet või muu organ, kes töötleb isikuandmeid vastutava töötleja nimel.

2. PRIVAATSUSTINGIMUSTE KOHALDAMINE

2.1. Käesolevad Privaatsustingimused kehtivad kõikidel juhtudel, millal Arens töötleb vastutava töötlejana Andmesubjektide isikuandmeid pakkudes enda majandus- ja kutsetegevuse raames teenuseid ja tooteid.

2.2. Käesolevad Privaatsustingimused ei kohaldu ning Arens ei ole vastutav töötleja osas, kus finantseerimisasutus pakub ja annab Kliendile järelmaksu või laenu. Antud juhul on vastutavaks töötlejaks vastav finantseerimisasutus ise.

2.3. Üldreeglina ei kohaldu käesolevad Privaatsustingimused ka olukorras ning Arens ei ole vastutav töötleja, kui Arens töötleb juriidilisest isikust kliendiga seotud füüsiliste isikute isikuandmeid (nt juhatuse liikme või muu esindaja isikuandmeid). Sellisel juhul on vastutavaks töötlejaks tavapäraselt juriidilisest isikust klient ise ning Arens on vastava kliendi volitatud töötleja. Siiski võib Arens töödelda vastutava töötlejana antud füüsiliste isikute kui Andmesubjektide isikuandmeid all punktides 4.1(c)-4.1(g) toodud eesmärkidel ja korras.

2.4. Privaatsustingimused kehtivad ülaltoodud kuupäevast alates. Arens võib ühepoolselt Privaatsustingimusi muuta ja täiendada. Arens teavitab Andmesubjekte Privaatsustingimuste muudatustest, tehes need kättesaadavaks oma kodulehel või muul viisil vastavalt Arensi äranägemisele.

2.5. Käesolevad Privaatsustingimused käsitlevad ka Arensi müügisalongidesse paigaldatavate turvakaamerate kaudu isikuandmete töötlemist. Privaatsustingimuste jõustumise momendil veel turvakaameraid üles seatud ei ole, kuid need paigaldatakse peatselt, mistõttu on vastavad reeglid juba siin välja toodud.

3. VASTUTAV TÖÖTLEJA JA KONTAKT

3.1. Privaatsustingimustes sätestatud olukordades on Andmesubjektide isikuandmete vastutavaks töötlejaks Arens (täpsemad andmed on toodud ülal punktis 1.2(b)).

3.2. Kõikides Privaatsustingimuste ja isikuandmete töötlemisega seonduvates küsimustes saab pöörduda Arensi poole, saates päringu e-kirjaga aadressile arens@arens.ee.

4. MIS EESMÄRGIL JA MILLISEID ISIKUANDMEID TÖÖDELDAKSE

4.1. Arens kogub ja töötleb isikuandmeid järgnevatel eesmärkidel:

(a) Kliendiga sõlmitud lepingu alusel Kliendile teenuste osutamine ja/või toodete müümine, mis hõlmab ka Kliendiga suhtlemist ning valmistatud mööbli jooniste ja asjakohaste mõõdistuste säilitamist, et Kliendi taotlusel Kliendile varasemate jooniste või mõõdistuste alusel uusi teenuseid osutada ja/või tooteid müüa (nt Klient on varasemalt mööbli tellinud, tellimus on täidetud, aga Klient soovib hiljem samade mõõtude alusel uut mööblit või vana mööblit parandada või muuta);

(b) potentsiaalse Kliendiga suhtlemiseks seoses võimalike teenuste ja/või toodete osutamise ja/või müügiga tulevikus, kui vastav Andmesubjekt on selleks soovi avaldanud (näiteks esitanud päringu Veebilehe kaudu);

(d) Veebilehe funktsionaalsuse tagamiseks;

(e) Veebilehe kasutamise analüüsimiseks;

(f) Arensile kohalduvates õigusaktides ja lepingutes sätestatud õiguste kaitsmiseks ja rakendamiseks;

(g) Arensile kohalduvatest õigusaktidest tulenevate kohustuste ja seaduslike korralduste täitmiseks.

4.2. Arens kogub ja töötleb järgevaid isikuandmeid:

(a) Kliendiga sõlmitud lepingu alusel Kliendile teenuste osutamise ja/või toodete müümise eesmärgil (vt eesmärk punktis 4.1(a)) – Kliendi ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress, telefoninumber, isikukood, aadress, suhtluskeel, makseviisi teave, muu tellimusega seonduv informatsioon (nt tellitava köögi andmed) ja muud isikuandmeid, mis Klient võib Arensile esitada seoses Arensi poolt teenuste osutamise ja/või toodete müügiga;

(b) Potentsiaalse Kliendiga suhtlemise eesmärgil (vt eesmärk punktis 4.1(b)) – vastava Andmesubjekti ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress, telefoninumber, aadress, suhtluskeel ja muud isikuandmed, mis Andmesubjekt võib Arensile esitada seoses päringu ning lepingueelsete läbirääkimistega;

(c) Arensi vara, töötajate ja esindussalongi külaliste kaitsmise eesmärgil (vt eesmärk ülal punktis 4.1(c)) – turvakaamerate videopilt. Turvakaamerad salvestavad ainult pilti, heli ei salvestata. Turvakaamerad asuvad Arensi esindustes ning nende vaatevälja jäävad territooriumid on märgistatud kleebistega;

(d) Veebilehe funktsionaalsuse tagamise eesmärgil (vt eesmärk ülal punktis 4.1(d)) – küpsistega kogutud isikuandmed (nt informatsioon seadme kohta, mida kasutatakse Veebilehe külastamiseks);

(e) Veebilehe kasutamise analüüsimise eesmärgil (vt eesmärk ülal punktis 4.1(e)) – küpsistega kogutud isikuandmed (nt IP aadress, informatsioon seadme kohta, mida kasutatakse Veebilehe külastamiseks, Veebilehe kasutamise andmed);

(f) Arensi õiguste rakendamise ja kaitsmise eesmärgil (vt eesmärk ülal punktis 4.1(f)) – mistahes ülal mainitud isikuandmed, mis määratakse kindlaks vastavalt konkreetsele õigusele, mida Arens rakendab;

(g) Õigusaktidest tulenevate kohustuste ja seaduslike korralduste täitmise eesmärgil (vt eesmärk ülal punktis 4.1(g)) – mistahes ülal mainitud isikuandmed, mis määratakse kindlaks vastavalt konkreetsele kohustusele, mida Arens peab täitma.

4.3. Teatud olukordades võib isikuandmete esitamine olla vajalik lepingu sõlmimiseks või täitmiseks – näiteks on Arensil vaja teada Kliendi nime ja kontaktandmeid selleks, et tellimus täita. Kui Andmesubjekt keeldub sellises olukorras isikuandmete esitamisest, ei pruugi Arens olla võimeline antud Andmesubjektile teenust osutama või tooteid müüma. Kui Arens teatud isikuandmete esitamist Andmesubjektilt ei nõua, siis on vastavate isikuandmete esitamine vabatahtlik ning nende esitamata jätmisel ei ole kahjulikke tagajärgi Andmesubjekti jaoks.

4.4. Üldreeglina kogub Arens isikuandmed vahetult Andmesubjektilt endalt – näiteks küsib Arens Andmesubjektilt endalt vahetult tema nime ja kontaktandmed.

5. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE ÕIGUSLIKUD ALUSED

5.1. Vastavalt kehtivale andmekaitseõigusele ning IKÜM-ile peab isikuandmete töötlemiseks esinema asjakohane õiguslik alus. Alljärgnevalt selgitame iga eelmainitud isikuandmete töötlemise eesmärgi osas, mis on vastaval eesmärgil isikuandmete töötlemise õiguslik alus.

5.2. Osas, kus Arens töötleb isikuandmeid Kliendiga sõlmitud lepingu alusel Kliendile teenuste osutamise ja/või toodete müümise eesmärgil (vt eesmärk punktis 4.1(a)), on isikuandmete töötlemise aluseks IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt (b) (esimene alternatiiv) – ehk isikuandmete töötlemine on vajalik Kliendiga sõlmitud lepingu täitmiseks.

5.3. Olukorras, kus Arens töötleb isikuandmeid potentsiaalse Kliendiga suhtlemise eesmärgil (vt eesmärk punktis 4.1(b)), on isikuandmete töötlemise aluseks IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt (b) (teine alternatiiv) – ehk isikuandmete töötlemine on vajalik lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmiseks vastavalt Andmesubjekti taotlusele.

5.4. Kui Arens töötleb isikuandmeid Arensi vara, töötajate ja esindussalongi külaliste kaitsmiseks (vt eesmärk ülal punktis 4.1(c)), on isikuandmete töötlemise aluseks IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt (f) – ehk isikuandmete töötlemine on vajalik Arensi õigustatud huvi täitmiseks. Arensi õigustatud huviks on tagada, et Arensi vara ning töötajad ja külalised oleksid turvatud ning kaitstud.

5.5. Kui Arens töötleb isikuandmeid Veebilehe funktsionaalsuse tagamiseks (vt eesmärk ülal punktis 4.1(d)), siis teeb Arens seda üksnes juhul, kui Arens on saanud Andmesubjektilt vastava nõusoleku. Samuti, kui Arens töötleb andmeid Veebilehe kasutamise analüüsimiseks (vt eesmärk ülal punktis 4.2(e)), siis teeb Arens seda üksnes juhul, kui Arens on saanud Andmesubjektilt vastava nõusoleku. Sellisel juhul on andmete töötlemise aluseks Andmesubjekti nõusolek vastavalt IKÜM artikkel 6 lõige 1 punktile (a). Andmesubjektil on igal hetkel õigus enda nõusolek tagasi võtta.

5.6. Siis, kui Arens töötleb isikuandmeid Arensi õiguste rakendamise ja kaitsmise eesmärgil (vt eesmärk ülal punktis 4.1(f)), on isikuandmete töötlemise aluseks IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt (f) – ehk isikuandmete töötlemine on vajalik Arensi õigustatud huvi täitmiseks. Antud olukorras on Arensi õigustatud huviks enda õigusi kaitsta sellisel viisil, kuidas Arens peab asjakohaseks ja vajalikuks.

5.7. Olukorras, kus Arens töötleb isikuandmeid õigusaktidest tulenevate kohustuste ja seaduslike korralduste täitmiseks (vt eesmärk ülal punktis 4.1(g)), on isikuandmete töötlemise aluseks IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt (c) – ehk isikuandmete töötlemine on vajalik Arensi kui vastutava töötleja seadusjärgse kohustuse täitmiseks.

6. ISIKUANDMETE EDASTAMINE KOLMANDATELE ISIKUTELE

6.1. Arens võib alljärgnevatel juhtudel edastada Andmesubjekti isikuandmeid kolmandatele isikutele ehk volitatud töötlejatele:

(a) teenusepakkujatele, kes pakuvad Arensile pilveteenuseid ja muid IT-teenuseid – näiteks praegu kasutab Arens teenusepakkuja Cyon serveriteenuseid, mille serveris asuvad Šveitsis, kus rakendatakse IKÜM-ile võrdväärseid nõudeid;

(b) koostööpartnerid, keda Arens kasutab Klientidele teenuste osutamiseks ja toodete müümiseks (nt mööbli paigaldaja, transporditeenuse osutaja, jne);

6.2. Kõik Arensi volitatud töötlejad tagavad sellise isikuandmete kaitse nagu IKÜM ja muud kohalduvad isikuandmete kaitset reguleerivad õigusaktid nõuavad. Üldreeglina ei edasta Arens isikuandmeid Euroopa Majanduspiirkonnast väljaspoole (v.a Šveitsi, nagu ülal selgitatud). Siiski, isegi kui Arens peaks isikuandmeid edastama muudesse riikidesse, siis rakendab Arens asjakohaseid ning IKÜM-iga kooskõlas olevaid kaitsemeetmeid – näiteks sõlmides volitatud töötlejaga asjakohase isikuandmete töötlemise lepingu vastavalt Euroopa Komisjoni poolt heakskiidetud isikuandmete kaitse tüüptingimustele (Standard Contractual Clauses).

6.3. Arens on samuti õigustatud avaldama Andmesubjekti isikuandmeid asutusele, millel on Arensile kohalduvast õigusaktist tulenevalt õigus nõuda Arensi käest selle poolt töödeldavate isikuandmete avaldamist.

6.4. Arens võib Andmesubjekti taotlusel edastada andmeid ka järelmaksu või laenu pakkuvale finantseerimisasutusele, kuid antud olukorras on vastutavaks töötlejaks üldreeglina vastav finantseerimisasutus ise ning mitte Arens.

7. ISIKUANDMETE SÄILITAMINE

7.1. Arens töötleb ja säilitab isikuandmeid ainult seni, kuni see on vajalik töötlemise eesmärgi täitmiseks – kui eesmärk on lõppenud, siis isikuandmed kustutatakse või muudetakse anonüümseks.

7.2. Alljärgnevalt selgitame iga isikuandmete töötlemise eesmärgi osas, kui kaua Arens isikuandmeid säilitab vastava eesmärgi täitmiseks:

(a) Kliendiga sõlmitud lepingu alusel Kliendile teenuste osutamise ja/või toodete müümise eesmärgil (vt eesmärk punktis 4.1(a)) – kuni lepinguliste kohustuste täitmiseni;

(b) potentsiaalse Kliendiga suhtlemise eesmärgil (vt eesmärk punktis 4.1(b)) – kuni 1 aasta pärast viimast kontakti antud Andmesubjektiga;

(c) Arensi vara, töötajate ja esindussalongi külaliste kaitsmise eesmärgil (vt eesmärk ülal punktis 4.1(c)) – Arens säilitab turvakaamerate videosalvestust 72 tundi, kuid olukorras, kus videosalvestust tuleb täiendavalt analüüsida või kasutada õigusrikkumise tõendamiseks, võib Arens säilitada videosalvestust kauem;

(d) Veebilehe funktsionaalsuse tagamiseks (vt eesmärk ülal punktis 4.1(d)) – kuni Veebilehe seansi lõpuni või kuni Andmesubjekt võtab nõusoleku tagasi (emb-kumb juhtub varem);

(e) Veebilehe kasutamise analüüsimiseks (vt eesmärk ülal punktis 4.2(e)) – 1-2 aastat või kuni Andmesubjekt võtab nõusoleku tagasi (emb-kumb juhtub varem);

(f) Arensi õiguste rakendamise ja kaitsmise eesmärgil (vt eesmärk ülal punktis 4.1(f)) – kuni 10 aastat pärast tellimuse täitmist, mis on maksimaalne seadusest tulenevate nõuete aegumistähtaeg;

(g) õigusaktidest tulenevate kohustuste ja seaduslike korralduste täitmise eesmärgil (vt eesmärk ülal punktis 4.1(g)) – vastavalt seaduses sätestatud tähtajale. Näiteks raamatupidamise algdokumente (mis võivad sisaldada isikuandmeid), peab Arens säilitama seaduse järgi seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi aluses raamatupidamisregistris kirjendati.

8. ANDMESUBJEKTI ÕIGUSED

8.1. Andmesubjektil on igal ajal õigus pöörduda Arensi poole vastavasisulise lihtkirjaliku ja vabas vormis taotlusega e-posti aadressile arens@arens.ee, et:

(a) taotleda juurdepääsu kohta käivatele isikuandmetele;

(b) nõuda isikuandmete parandamist;

(d) piirata isikuandmete töötlemist;

(e) esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemisele;

(f) nõuda isikuandmete ülekandmist;

(g) nõuda, et Andmesubjekti kohta ei võetaks vastu otsust, mis põhineb automatiseeritud töötlusel, kui seda tehakse;

(h) võtta tagasi nõusolek isikuandmete töötlemiseks, kui see on antud;

(i) esitada kaebus järelevalveasutusele (Andmekaitseinspektsioonile, lisainfo: https://www.aki.ee/et; ja kontakt: info@aki.ee).

8.2. Kui Arens töötleb isikuandmeid oma õigustatud huvi alusel, on Andmesubjektil õigus nõuda Arensilt täiendavat teavet õigustatud huvi kohta, sealhulgas selgitust Andmesubjekti ja Arensi huvide arvestamise ja vastastikuse kaalumise kohta.

9. KÜPSISED

9.1. Arens kasutab Veebilehel küpsised. Küpsised on väiksed tekstivormis andmeblokid, mis salvestatakse Veebilehte külastades kasutaja veebibrauserisse või seadmesse. Teatud osa küpsised on nn esimese osapoole küpsised ning on seotud Veebilehega, aga lisaks kasutatakse ka kolmandate osapoolte küpsiseid (nt Google Analytics).

9.2. Üldjuhul kasutatakse küpsiseid selleks, et muuta Veebilehe külastaja kogemus võimalikult sujuvaks ja mugavaks ning koguda statistilisi andmeid Veebilehe külastuste kohta. Täpsemalt kasutatakse alljärgnevaid küpsiseid:

(a) Rangelt vajalikud küpsised – ehk küpsised, mis on hädavajalikud, et külastaja saaks Veebilehte kasutada. Sellised küpsised kasutatakse näiteks selleks, et kaitsta Veebilehte pahatahtlikelt veebisaitidelt pärinevate volitamata käskude eest (CSRF-küpsised), võimaldada turvalist https-ühendust jne. Ilma nendeta ei oleks Veebileht funktsioneeriv. Üldreeglina säilitatakse selliseid küpsiseid 1-2 aastat.

(b) Funktsionaalsusküpsised – ehk küpsised, mis võimaldavad Veebilehel toimida nii, nagu on ettenähtud. Näiteks kasutame seansiküpsiseid, mis võimaldavad külastaja tehtud valikuid meeles pidada (nt keelevalik) ja külastaja seansside vahel ära tunda. Selliseid küpsiseid säilitatakse tavaliselt Veebilehe külastuse seansi lõpuni.

(c) Analüütilised küpsised – ehk küpsised, mida kasutatakse Veebilehe külastamise ja kasutamise analüüsimiseks. Üldreeglina säilitatakse selliseid küpsiseid 1-2 aastat.

9.3. Veebilehel kasutatavad küpsiseid ei pruugi isikuandmeid koguda. Osas, kus isikuandmeid võidakse töödelda, kohaldub käesolevates Privaatsustingimustes sätestatu ning Andmesubjektil on Privaatsustingimustes sätestatud õigused enda isikuandmete töötlemise osas.

9.4. Seonduvalt küpsistega on Veebilehe külastajal õigus:

(a) keelduda küpsiste kasutamisest, jättes nõusoleku andmata või võttes nõusoleku tagasi;

(b) keelduda küpsiste kasutamisest, valides veebibrauseris sobivad sätted;

9.5. Kuid rangelt vajalikke küpsiseid kasutatakse igal juhul ilma külastaja nõusolekuta, sest ilma nendeta ei ole Veebilehe kasutamine võimalik. Veebilehe kasutamine ilma muude küpsisteta on võimalik, kuid sellisel juhul ei pruugi Veebileht täielikult ja eesmärgipäraselt funktsioneerida.